Office Manager bij 2Impact

24-32 uur

Office Manager bij 2Impact

2Impact is een boutique adviesbureau dat gespecialiseerd is in duurzaamheidsstrategie en rapportage. We zijn toegewijd aan het leveren van strategieën en rapportages met impact voor onze klanten.

Wij zoeken een Office Manager die het leuk vindt om de bedrijfsvoering op rolletjes te laten lopen. Ons kantoor is gevestigd in hartje Rotterdam.

 

Verantwoordelijkheden

 

Gegevensbeheer:

 

Het bijhouden en updaten van essentiële gegevens (zoals medewerkersgegevens, klantgegevens, voorstellen en projecten) in ons ERP-systeem, Simplicate, en zorgen voor nauwkeurigheid en consistentie.

 

Agendabeheer:

 

Het beheren van de agenda van de twee directeuren.

 

Administratieve ondersteuning:

 

Het afhandelen van de administratieve verwerking van goedgekeurde offertes, en zorgen voor tijdige en nauwkeurige documentatie.

 

Ondersteuning bij tijdregistratie:

 

Medewerkers ondersteunen bij het tijdig en nauwkeurig bijhouden van uren, en ervoor zorgen dat de uren correct en tijdig in het systeem worden geregistreerd.

 

Rapportage en advies aan het management:

 

Het samenstellen en presenteren van periodieke managementrapportages (zoals maandelijkse productiviteitsrapportages), en het bieden van inzichten en aanbevelingen op basis van verzamelde gegevens.
Het plannen en voorbereiden van maandelijkse projectbesprekingen met de projectmanagers om de evaluatie van budget versus realisatie te faciliteren.

 

Human resources:

 

Het opstellen, bijwerken en onderhouden van het personeelsreglement van het bedrijf, en zorgen voor naleving en relevantie.
Ervoor zorgen dat de inhoud van het personeelsreglement bekend is bij de medewerkers.
Het voorbereiden en coördineren van de onboarding van nieuwe medewerkers, en zorgen voor een soepele overgang naar het bedrijf.

 

Facturatie en betalingsmonitoring:

 

Bijdragen aan tijdige en nauwkeurige facturatie door ervoor te zorgen dat alle gegevens die nodig zijn voor facturatie tijdig en nauwkeurig in het systeem worden geregistreerd.
Betalingen monitoren om tijdige afwikkeling te waarborgen. Te late betalingen escaleren naar de verantwoordelijke projectmanager en zorgen voor opvolging.

 

Facilitair beheer:

 

Verschillende facilitaire taken beheren en toezien op een bevorderlijke en efficiënte werkomgeving voor alle medewerkers.

 

Marketing:

 

Het bijdragen aan de organisatie van verschillende evenementen.

Bijhouden van de website.

 

IT:

 

Het opstellen, bijwerken en onderhouden van een IT-beleid.
De nodige procedures implementeren.


Kwalificaties

MBO of HBO opleiding Bedrijfskunde, Facilitair Management of aanverwante richting.
Aantoonbare ervaring in officemanagement of vergelijkbare administratieve rollen.
Ervaring met ERP-systemen, bij voorkeur Simplicate.
Sterke organisatorische vaardigheden.
Uitstekende communicatie- en interpersoonlijke vaardigheden.
Nauwkeurigheid en een hoog niveau van precisie.
Vermogen om zowel zelfstandig als in teamverband effectief te werken.

 

Aanbod

Wij bieden een marktconform arbeidsvoorwaardenpakket.

Salaris afhankelijk van kennis en ervaring tussen 2000 en 3500 euro bruto per maand (obv 40 uur)

Heb je interesse? Of wil je meer informatie? Stuur een mail naar esther@2impact.nl